Fitur Lengkap Pesantren OS

Modul Akademik merupakan inti dari sistem. Kelola kelas paralel (VII-A, VII-B), mata pelajaran berikut KKM, jadwal pelajaran per kelas, absensi per jam pelajaran, input nilai per Kompetensi Dasar (K13/Kurikulum Merdeka), dan raport semester lengkap dengan tanda tangan wali kelas dan kepala sekolah.

Fitur promosi santri ke tahun ajaran baru — yang sering menjadi kendala di sistem lain — kami otomatisasi. Cukup satu klik: santri kelas VII naik ke VIII, kelas lama ditutup, dan nilai semester lalu tersimpan sebagai snapshot raport historis. Kelulusan kelas akhir otomatis tercatat di modul Alumni yang tetap dapat diakses.

Sebagian besar pesantren dan sekolah Islam masih mencatat hafalan secara manual di buku tulis. Modul Tahfidz menggantikan metode tersebut: tentukan target hafalan per santri (misal SD: Juz 30, SMP: 2 juz, pesantren: 5 juz). Setoran harian di-input oleh ustadz melalui HP dengan penilaian kelancaran (Lancar / Cukup / Mengulang).

Wali dapat memantau progres melalui WhatsApp — setiap setoran masuk, wali menerima notifikasi otomatis. Ujian munaqosah dijadwalkan secara terpisah, dengan rapor tahfidz yang dapat digabungkan ke raport semester (penting untuk sekolah Islam terpadu).

Modul Keuangan merangkum seluruh siklus tagihan dalam satu alur kerja. Buat tagihan SPP untuk satu kelas atau seluruh santri sekaligus hanya dengan sekali klik — lengkap dengan diskon per santri (persen maupun nominal) yang otomatis terhitung dan tercatat rinci pada tiap tagihan. Pembayaran diterima tunai maupun transfer dengan unggah bukti, sementara tunggakan ditindaklanjuti sendiri oleh sistem melalui pengingat WhatsApp terjadwal sesuai kebijakan instansi.

Saldo Santri menghadirkan transaksi non-tunai di lingkungan sekolah: wali cukup mengisi saldo sekali, lalu santri memakainya untuk koperasi maupun layanan lain tanpa memegang uang tunai. Di sisi institusi, setiap pengeluaran — operasional, gaji, hingga utilitas — tercatat per kategori dan terangkum dalam laporan bulanan yang siap ditelaah komite, yayasan, maupun pengelola dana BOS.

Khusus untuk pesantren mukim atau boarding school. Kelola dormitori, kamar, dan penempatan santri per kamar. Pengasuh per asrama dapat melihat daftar santri yang menjadi tanggung jawabnya dengan jelas.

Perizinan keluar yang sebelumnya menggunakan buku tulis kini telah digital — santri atau wali mengajukan, pengasuh menyetujui, waktu keluar dan kembali tercatat otomatis. Jadwal piket kebersihan berotasi otomatis per kamar dan dapat dibagikan ke grup WhatsApp pengasuh.

Modul Kepegawaian menyediakan sistem HR mini untuk lembaga skala kecil-menengah yang belum memiliki tim SDM khusus. Data pegawai tersimpan rapi: NIK, NPWP, NUPTK (untuk guru), nomor rekening, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan, informasi kontrak, serta kontak darurat.

Komponen gaji bersifat custom per pegawai — gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan transportasi, lembur, dan lainnya. Slip gaji bulanan dihasilkan secara otomatis dengan status DRAFT (review bendahara) hingga PAID (sudah ditransfer). Kartu pegawai dicetak ukuran CR80 portrait dilengkapi foto dan RFID/QR Code untuk presensi.

Untuk pesantren mukim atau sekolah yang memiliki koperasi siswa. Kasir POS sederhana: pilih santri (scan barcode kartu atau pilih dari daftar), pilih produk, sistem menghitung total secara otomatis dan memotong dari saldo. Apabila saldo tidak mencukupi, transaksi akan diblokir (kecuali admin melakukan override).

Wali dapat melakukan top-up saldo santri sekali dalam sebulan, santri tinggal menggunakan tanpa perlu membawa uang tunai — solusi untuk mengatasi masalah "uang jajan hilang" yang sering terjadi di pesantren.

Modul Surat menggantikan proses manual "ketik di Word, cetak, minta tanda tangan kepala, scan untuk arsip" yang memakan waktu. Pilih jenis surat (SK Aktif Santri, SK Lulus, Mutasi, Cuti, Bebas Tunggakan, Izin Keluar/Sakit, Keterangan Hafalan, Dispensasi, atau Lainnya), isi data santri, dan sistem secara otomatis menyiapkan draft surat lengkap dengan nomor urut.

Workflow approval bertingkat: DRAFT (operator TU membuat) → SUBMITTED (dikirim ke kepala untuk review) → APPROVED (kepala menyetujui) → ISSUED (cetak final A4). Setiap status tercatat siapa dan kapan melakukannya, sehingga tidak ada surat dengan status "siapa yang menyetujui" yang tidak jelas.

Template per jenis surat dapat dikustom — mulai dari susunan kalimat, kop surat, hingga gaya penulisan. Penandatangan bersifat fleksibel: jabatan dan nama ditulis terpisah, sehingga apabila kepala sekolah berganti, cukup mengganti nama tanpa mengedit template.

Modul Pembinaan merangkum seluruh catatan non-akademik santri yang biasanya tersebar di berbagai catatan manual. Setiap santri memiliki tab Pembinaan di halaman detail — operator tinggal memilih kategori (Pelanggaran, Konseling, atau Prestasi) dan mengisi tanggal kejadian, deskripsi, serta tindakan.

Sistem poin sikap berjalan otomatis: Pelanggaran Ringan -5 poin, Sedang -10, Berat -25. Prestasi dapat menambah poin kembali. Akumulasi poin per semester otomatis tercantum dalam catatan wali kelas di raport, sehingga orang tua melihat gambaran utuh — bukan hanya nilai mata pelajaran.

Pelanggaran kategori BERAT memerlukan persetujuan kepala madrasah/pesantren sebelum tercatat secara final. Hal ini bukan untuk memperumit birokrasi, melainkan memastikan setiap keputusan disiplin memiliki jejak audit yang jelas — penting untuk akuntabilitas pengasuh dan tenaga pendidik.