Pengelolaan Kelas dan Jadwal Pelajaran

Kelas merupakan unit pengelompokan santri yang menjadi tulang punggung operasional Modul Akademik pada Pesantren OS. Seluruh aktivitas akademik harian — mulai dari perekaman presensi, penginputan nilai, penjadwalan pelajaran, hingga kompilasi raport — bermuara pada struktur kelas yang tertata per tahun ajaran. Panduan ini menguraikan alur kerja (workflow) pengelolaan kelas secara menyeluruh, dari pembentukan hingga proses kenaikan kelas di akhir periode.

Pembentukan Kelas

Pembuatan kelas dilakukan melalui menu navigasi Akademik → Kelas, dengan menekan tombol + Tambah Kelas. Setiap kelas dikonfigurasi melalui parameter berikut:

• Nama Kelas — penanda identitas kelas (misalnya “VII-A” atau “Tahfidz Putra 1”).
• Tingkat (grade level) — jenjang numerik kelas yang menjadi acuan otomatis pada proses kenaikan kelas.
• Kapasitas — batas daya tampung santri (standar bawaan 30), yang ditampilkan sebagai indikator kepadatan visual pada kartu kelas.
• Wali Kelas — penanggung jawab kelas (opsional pada tahap awal, dapat ditetapkan kemudian).

Setiap kelas yang dibuat akan terikat secara otomatis pada Tahun Ajaran yang berstatus aktif. Apabila belum terdapat tahun ajaran aktif, sistem akan menolak pembuatan kelas dan meminta administrator mengaktifkan periode terlebih dahulu.

Penetapan Wali Kelas

Wali kelas (homeroom teacher) ditetapkan langsung pada formulir pembuatan atau penyuntingan kelas, dipilih dari daftar akun pegawai berperan pengajar maupun administratif. Satu pegawai dapat ditugaskan sebagai wali kelas untuk lebih dari satu kelas sekaligus. Kelas yang belum memiliki wali kelas akan ditandai peringatan ⚠️ Belum ditetapkan pada antarmuka, sebagai pengingat bagi pengelola untuk segera melengkapinya — mengingat kewenangan finalisasi raport dan rekomendasi kenaikan kelas melekat pada peran ini.

Penempatan Santri ke Kelas (Enrollment)

Pengisian anggota kelas dikelola melalui halaman detail kelas pada tab Santri, menggunakan tombol + Daftarkan Santri. Mekanisme penempatan dirancang untuk menjaga integritas data agar satu santri hanya menempati satu kelas pada satu tahun ajaran:

• Sistem menampilkan daftar santri aktif yang belum tertaut ke kelas mana pun pada tahun ajaran berjalan.
• Santri yang telah terdaftar di kelas lain tetap dapat dipilih dan akan diberi keterangan “(akan dipindahkan)” — penempatan baru otomatis memindahkan santri dari kelas sebelumnya tanpa duplikasi.
• Penempatan bersifat kolektif (multi-select); operator dapat menempatkan banyak santri sekaligus dalam satu tindakan.

Untuk mengeluarkan santri dari kelas, gunakan tombol Keluarkan pada baris santri terkait. Riwayat nilai dan presensi santri tetap terarsip meskipun keanggotaan kelasnya dilepas.

Halaman Detail Kelas

Halaman detail kelas menyajikan ringkasan operasional secara terpadu: nama dan tingkat kelas, tahun ajaran beserta semester, identitas wali kelas, serta indikator kapasitas berupa bilah progres yang berubah warna seiring tingkat keterisian. Informasi ini dilengkapi dua tab utama, yakni Santri (daftar nominatif anggota kelas) dan Jadwal Pelajaran.

Penjadwalan Pelajaran

Penyusunan jadwal pelajaran dikelola per kelas melalui tab Jadwal Pelajaran pada halaman detail. Setiap entri jadwal memuat parameter:

• Mata Pelajaran dan Guru Pengampu (dipilih dari basis data terkait).
• Hari (Senin hingga Ahad), Jam Mulai, dan Jam Selesai (format 24 jam).
• Ruang (opsional).

Sistem dilengkapi deteksi bentrok (conflict detection) otomatis: apabila terdapat dua entri pada kelas dan hari yang sama dengan rentang waktu yang bertumpang tindih, sistem akan menolak penyimpanan dan menampilkan notifikasi konflik. Jadwal yang tersimpan ditampilkan terkelompok per hari dan terurut menurut waktu mulai, menjadikannya acuan presensi sekaligus papan informasi kegiatan belajar.

Proses Kenaikan Kelas

Pada penghujung tahun ajaran, sistem memfasilitasi rekomendasi kenaikan kelas melalui halaman khusus yang dapat diakses oleh wali kelas bersangkutan maupun administrator berwenang. Untuk setiap santri di dalam kelas, pemberi rekomendasi menetapkan salah satu dari empat keputusan:

• Naik Kelas (Promote) — santri melaju ke tingkat berikutnya.
• Tinggal Kelas (Retain) — santri mengulang pada tingkat yang sama.
• Lulus (Graduate) — santri menamatkan jenjang akhir.
• Perlu Diskusi (Discussion) — keputusan ditangguhkan untuk pembahasan lanjutan bersama manajemen atau wali santri.

Setiap rekomendasi dapat dilengkapi catatan justifikasi per santri. Tersedia pula fitur isian massal untuk menetapkan keputusan serentak, serta opsi pengisian bertahap (partial submit) bila belum seluruh santri diputuskan. Seluruh rekomendasi terekam lengkap dengan identitas pemberi dan tanggal pengisian sebagai bagian dari jejak audit.

Keterkaitan dengan Tahun Ajaran

Setiap kelas melekat pada satu tahun ajaran dan bersifat permanen setelah dibuat. Dengan demikian, “VII-A” pada tahun ajaran 2025/2026 merupakan entitas yang berbeda dari “VII-A” pada tahun ajaran berikutnya. Arsitektur ini memastikan riwayat akademik setiap periode tersimpan utuh dan tidak saling menimpa, sekaligus menjadi fondasi bagi pelaporan historis lintas tahun.

Integrasi Lintas Modul

Struktur kelas bertindak sebagai parameter rujukan otomatis bagi modul lain: presensi harian dicatat per kelas, komponen nilai terhubung ke santri dalam kelas, dan raport semester dikompilasi berdasarkan keanggotaan kelas beserta wali kelasnya. Penjadwalan pelajaran pun menjadi acuan bagi guru dalam menjalankan absensi sesuai jam pelajaran.

Langkah Selanjutnya

• Data Santri & Wali Santri — Pendaftaran santri dan akun wali sebelum penempatan ke kelas.
• Tips Cetak Raport — Finalisasi dan pencetakan rapor berdasarkan kelas dan wali kelas.
• Modul Akademik — Mulai Dari Sini — Tinjauan alur kerja akademik per tahun ajaran secara menyeluruh.