Membuat Surat & Menyesuaikan Template

Modul Surat di Pesantren OS dirancang agar pekerjaan administrasi surat-menyurat selesai dalam hitungan menit. Anda cukup memilih jenis surat dan santri yang dituju — sistem mengisi isi surat, identitas, hingga nomor secara otomatis. Panduan ini membahas seluruh alur, dari membuat draf sampai surat resmi siap cetak.

Sepuluh Jenis Surat Bawaan

Setiap jenis surat sudah dilengkapi template isi yang sesuai konteksnya:

1. Surat Keterangan Aktif — menerangkan santri terdaftar dan aktif.
2. Surat Keterangan Lulus — bukti kelulusan sambil menunggu ijazah.
3. Surat Mutasi Keluar — santri pindah keluar dari lembaga.
4. Surat Cuti Sementara — izin cuti dengan status keaktifan tetap.
5. Surat Bebas Tunggakan — bukti administrasi keuangan lunas.
6. Surat Izin Keluar — izin meninggalkan lingkungan lembaga.
7. Surat Izin Sakit — keterangan berhalangan karena sakit.
8. Surat Keterangan Hafalan — capaian hafalan Al-Qur’an.
9. Surat Dispensasi — keringanan untuk keperluan tertentu.
10. Surat Lainnya — untuk kebutuhan di luar sembilan jenis di atas.

Langkah Membuat Surat

1. Buka menu Surat, lalu klik Buat Surat Baru.
2. Pilih santri dari kolom pencarian. Begitu santri dipilih, sistem otomatis mengambil nama, NIS, kelas, jenis kelamin, tempat & tanggal lahir, alamat, dan nama wali dari database.
3. Pilih Jenis Surat. Isi surat dan judul langsung terisi otomatis dari template jenis tersebut, lengkap dengan data santri yang sudah disisipkan.
4. Untuk jenis berbasis tanggal (Izin Keluar, Izin Sakit, Cuti, Dispensasi, Mutasi Keluar), isi kolom Tanggal Mulai dan Tanggal Selesai yang muncul.
5. Isi Tujuan / Keperluan bila relevan — misalnya “syarat pengajuan beasiswa”. Kalimat ini ikut tersisip ke isi surat.
6. Tentukan Jabatan dan Nama Penanda Tangan. Kosongkan keduanya bila ingin menggunakan penanda tangan default instansi.
7. Periksa hasil pada panel Pratinjau Langsung di sebelah kanan — tampilan diperbarui otomatis setiap Anda mengetik.
8. Klik Simpan sebagai Draf.

Catatan: Menyimpan draf belum menerbitkan surat. Nomor surat juga belum muncul pada tahap ini — keduanya menyusul di alur persetujuan.

Menyunting Isi Surat

Isi surat menggunakan editor sederhana dengan toolbar di atas kolom:

• B / I / U untuk tebal, miring, dan garis bawah.
• H Besar untuk pernyataan utama yang dicetak besar dan rata tengah — cocok untuk kata seperti “LULUS”.
• H₂ untuk subjudul, serta tombol rata tengah, rata kanan, paragraf, dan ganti baris.

Anda juga dapat mengetik tag HTML langsung. Placeholder seperti {namaSantri}, {nis}, {kelas}, atau {namaWali} akan otomatis terisi data santri saat surat dibuka. Bila template ingin dikembalikan ke kondisi awal, klik Atur Ulang di atas kolom isi.

Alur Status: Draf hingga Diterbitkan

Setiap surat melewati alur persetujuan yang tercatat rapi. Status ditampilkan dengan istilah yang mudah dipahami:

Status	Arti
Draf	Baru disimpan, masih dapat disunting bebas.
Menunggu Persetujuan	Sudah diajukan, menunggu penyetuju.
Disetujui	Disetujui penyetuju, siap diterbitkan.
Ditolak	Ditolak disertai alasan penolakan.
Diterbitkan	Resmi, nomor surat terisi, siap cetak.

Urutan kerjanya:

1. Ajukan — dari daftar surat, klik Ajukan pada draf. Status berubah menjadi Menunggu Persetujuan.
2. Setujui / Tolak — penyetuju yang berwenang meninjau dan memilih Setujui atau Tolak. Bila ditolak, alasannya tercatat dan dapat dilihat di detail surat.
3. Terbitkan — pada surat yang sudah Disetujui, klik Terbitkan. Saat inilah nomor surat dibuat otomatis dan status menjadi Diterbitkan.

Catatan: Kewenangan menyetujui menyesuaikan jenis surat. Surat izin biasanya disetujui pengasuh, surat akademik oleh kepala madrasah, dan surat mutasi oleh pimpinan lembaga. Pengaturan ini mengikuti peran dan hak akses yang Anda tetapkan.

Nomor Surat Otomatis

Nomor surat tidak diketik manual — sistem yang membuatnya saat surat diterbitkan. Beberapa hal penting:

• Setiap jenis surat memiliki penghitung sendiri, sehingga nomor Keterangan Aktif tidak tercampur dengan nomor Mutasi Keluar.
• Penghitung di-reset mengikuti tahun (atau bulan, tergantung pola yang digunakan), sehingga urutan selalu rapi pada setiap periode.
• Pola penomoran dapat diatur per jenis surat. Contoh pola bawaan: SK/2026/06/0001 untuk Keterangan Aktif atau SKL/2026/0001 untuk Keterangan Lulus.

Pada pola, YYYY adalah tahun empat digit, MM bulan dua digit, dan #### nomor urut. Sesuaikan pola di pengaturan instansi sesuai tata naskah lembaga Anda.

Mencetak Surat A4

Surat hanya dapat dicetak setelah berstatus Diterbitkan.

1. Buka detail surat yang sudah diterbitkan, atau gunakan tombol cetak pada daftar surat.
2. Klik Cetak Surat — halaman cetak terbuka di tab baru.
3. Halaman cetak menampilkan kop instansi lengkap (nama, alamat, telepon, email), nomor surat, isi, dan blok tanda tangan, dalam format A4.
4. Gunakan dialog cetak peramban untuk mencetak ke kertas atau menyimpan sebagai PDF.

Tips: Bila lembaga menggunakan kertas kop fisik, sesuaikan margin sebelum mencetak agar kop digital tidak menumpuk dengan kop tercetak.

Menyesuaikan Template per Jenis

Setelah menyunting isi dan judul surat hingga sesuai gaya lembaga, Anda dapat menyimpannya sebagai template tetap untuk jenis tersebut:

1. Susun isi dan judul surat seperti yang diinginkan pada form Buat Surat.
2. Klik Simpan Template di atas kolom isi.
3. Sistem otomatis mengembalikan data santri menjadi placeholder (misalnya nama santri menjadi {namaSantri}), sehingga template tetap dapat digunakan untuk santri lain.
4. Sejak itu, setiap kali memilih jenis surat tersebut, pengisian otomatis menggunakan versi kustom Anda. Tanda Template Kustom akan muncul sebagai penanda.

Untuk kembali ke template bawaan sistem, klik Hapus Kustom pada jenis yang bersangkutan.

Catatan: Template kustom berlaku untuk seluruh instansi Anda, bukan per pengguna. Pastikan susunannya sudah final sebelum disimpan agar konsisten digunakan seluruh staf.

Tips Praktis

• Tinjau terlebih dahulu melalui pratinjau — manfaatkan panel kanan untuk memastikan tata letak dan data sudah benar sebelum menyimpan.
• Isi keperluan dengan jelas — kalimat keperluan ikut tersisip ke isi surat dan membuat surat terkesan lebih resmi.
• Lengkapi data santri — semakin lengkap data di profil santri, semakin sedikit yang perlu Anda ketik manual.
• Manfaatkan pernyataan utama — gunakan tombol H Besar untuk menonjolkan keputusan penting seperti “LULUS” atau “DITERIMA”.