Mencatat Setoran Hafalan Harian

Setoran hafalan merupakan inti dari program tahfidz. Setiap kali santri menyetor, kegiatan tersebut perlu tercatat rapi agar progresnya dapat dipantau dan direkap kapan saja. Panduan ini membahas cara mencatat setoran harian di Pesantren OS secara konkret, mulai dari membuka form hingga memverifikasi bahwa catatan tersimpan dengan benar.

Untuk pemahaman menyeluruh tentang modul ini, baca terlebih dahulu Modul Tahfidz — Gambaran Umum. Halaman ini berfokus pada satu pekerjaan: input setoran sehari-hari.

Sebelum Mulai

Pastikan beberapa hal berikut sudah siap:

• Anda login dengan akun yang memiliki hak input tahfidz (umumnya pengasuh, guru tahfidz, atau admin instansi). Tombol + Input Setoran hanya muncul bila akun Anda berwenang.
• Data santri sudah terdaftar dan berstatus aktif. Hanya santri aktif yang muncul di pilihan form.
• Bila Anda ingin menyaring santri per kelas, pastikan santri sudah terdaftar di kelasnya.

Langkah Mencatat Setoran

1. Buka menu Tahfidz dari sidebar. Halaman akan menampilkan daftar catatan hafalan terbaru.
2. Klik tombol + Input Setoran di pojok kanan atas. Form input akan terbuka di bagian atas halaman.
3. (Opsional) Pilih kelas terlebih dahulu untuk menyaring daftar santri. Jika dibiarkan kosong, sistem menampilkan seluruh santri aktif.
4. Pilih santri. Ketik nama atau NIS pada kolom santri — daftar akan otomatis menyaring saat Anda mengetik. Klik nama yang sesuai. Bila salah pilih, tekan Ganti untuk memilih ulang.
5. Isi nama surah pada kolom Surah, misalnya Al-Baqarah. Kolom ini diketik manual, sehingga sepakati ejaan baku antar pengasuh (lihat bagian Tips).
6. (Opsional) Isi nomor Juz. Kosongkan bila tidak relevan.
7. Isi rentang ayat pada kolom Ayat Dari dan Ayat Sampai, misalnya dari 1 sampai 30.
8. Pilih Jenis setoran:
   • Setoran Baru — hafalan baru yang disetor santri.
   • Murojaah — mengulang hafalan lama.
   • Tasmi’ — santri memperdengarkan hafalan untuk dikoreksi.
9. Pilih Nilai kualitas setoran. Tersedia lima tingkat, dari yang tertinggi: Mumtaz, Jayyid Jiddan, Jayyid, Maqbul, hingga Rasib.
10. (Opsional) Tambahkan catatan, misalnya Perlu perbaikan panjang-pendek di ayat 15.
11. Klik Simpan. Tombol akan nonaktif sampai santri dipilih, untuk mencegah catatan tanpa pemilik. Setelah tersimpan, form tertutup dan daftar catatan langsung diperbarui.

Catatan tanggal: setiap setoran dicatat dengan tanggal hari ini secara otomatis pada saat disimpan. Pastikan input dilakukan pada hari yang sama dengan penyetoran agar rekap akurat.

Memahami Nilai dan Istilah

Istilah pada modul ini mengikuti pengaturan terminologi instansi Anda. Bila pesantren memilih istilah Arab, nilai akan tampil sebagai Mumtaz hingga Rasib. Bila memilih istilah Indonesia, label yang sama dapat tampil sebagai Sangat Baik hingga Kurang. Maknanya tetap sama; hanya penyebutannya yang menyesuaikan.

Hal yang sama berlaku untuk kata “Setoran” — sebagian instansi menyesuaikannya melalui pengaturan terminologi. Atur sekali, dan seluruh halaman akan konsisten.

Memverifikasi dan Menelusuri Catatan

Setelah menyimpan, catatan baru muncul di daftar pada halaman yang sama. Tiap baris menampilkan nama santri beserta NIS, surah dan rentang ayat, jenis setoran, nilai, serta tanggalnya.

Untuk menemukan catatan tertentu, gunakan alat penyaring di atas daftar:

• Kolom pencarian — cari berdasarkan nama santri, NIS, atau nama surah sekaligus.
• Filter kelas — tampilkan hanya catatan santri pada kelas tertentu.
• Filter jenis — pisahkan setoran, murojaah, atau tasmi’.
• Filter nilai — fokus pada satu tingkat nilai, misalnya menelusuri yang bernilai Rasib.
• Rentang tanggal — batasi catatan pada periode tertentu.

Klik Reset Filter untuk mengembalikan tampilan ke kondisi penuh.

Merekap untuk Laporan

Di bawah penyaring tersedia panel rekap untuk menyiapkan laporan periode tertentu:

1. Tentukan rentang tanggal pada panel rekap.
2. Pilih Cetak untuk membuka tampilan rekap siap cetak di tab baru, atau Excel untuk mengunduh berkas spreadsheet.
3. Berkas Excel memuat kolom tanggal, nama santri, NIS, surah, rentang ayat, juz, jenis, nilai, nama guru pembimbing, dan catatan.

Rekap ini berguna untuk evaluasi pekanan, rapat dengan wali, maupun arsip internal pesantren.

Tips Lapangan

• Sepakati ejaan nama surah. Karena kolom surah diketik manual, perbedaan kecil seperti Al-Baqarah versus Al Baqoroh akan dianggap berbeda saat dicari atau direkap. Susun satu daftar baku dan bagikan ke seluruh pengasuh.
• Catat di hari yang sama. Tanggal terisi otomatis sesuai hari input, sehingga hindari menumpuk pencatatan ke hari berikutnya.
• Manfaatkan filter kelas pada form. Untuk halaqoh besar, memilih kelas terlebih dahulu memperpendek daftar santri dan mempercepat input.
• Gunakan jenis dengan tepat. Bedakan setoran baru, murojaah, dan tasmi’ sejak awal — pemisahan ini yang membuat laporan progres bermakna.
• Isi catatan secukupnya. Satu kalimat koreksi yang jelas jauh lebih berguna daripada catatan kosong saat evaluasi nanti.

Catatan Penting

• Setoran yang sudah disimpan akan langsung terhitung dalam daftar dan rekap. Periksa kembali santri, surah, dan rentang ayat sebelum menyimpan agar tidak perlu mengoreksi belakangan.
• Hak akses input dan jangkauan data mengikuti peran serta kelas yang menjadi tanggung jawab akun Anda. Bila ada catatan yang seharusnya muncul namun tidak terlihat, hubungi admin instansi untuk memeriksa pengaturan akses.

Dengan alur ini, pencatatan setoran harian menjadi pekerjaan singkat yang konsisten — dan setiap halaman hafalan santri terdokumentasi dengan rapi di Pesantren OS.