Setup WhatsApp: Provider, Template, dan Bot

Setelah memahami arsitektur fungsionalitas fiturnya, dokumentasi teknis ini akan memandu Anda melalui prosedur operasional pengaktifan modul komunikasi WhatsApp di platform Pesantren OS. Seluruh rangkaian konfigurasi dikonsolidasikan secara terpusat melalui panel menu Pengaturan. Untuk menjamin keandalan sistem, terdapat empat tahapan parameter arsitektur yang wajib dikonfigurasi secara berurutan: manajemen provider, standardisasi templat pesan, sinkronisasi webhook bot dua arah, dan inisiasi pengingat otomatis.

1. Konfigurasi Manajemen Provider WhatsApp (API Integration)

Komponen provider bertindak sebagai gateway utama untuk menentukan metode transmisi data pesan dari sistem ke pengguna. Platform Pesantren OS menyediakan tiga pilihan arsitektur integrasi:

• Manual (wa.me Redirect): Skema bebas biaya (zero-API dependency). Sistem akan mengonversi data menjadi string tautan direct-link API WhatsApp. Staf administrator wajib melakukan klik manual pada tautan tersebut untuk mengalihkan pesan ke aplikasi WhatsApp personal. Pilihan ini direkomendasikan untuk instansi berskala mikro pada fase awal operasional.
• Fonnte Gateway: Sistem otomatisasi pengiriman pesan berbasis integrasi API terpadu. Pengguna wajib menginjeksikan variabel Token API autentikasi yang ditarik dari dasbor Fonnte.
• Wablas Gateway: Infrastruktur pengiriman pesan otomatis berskala enterprise. Selain membutuhkan input variabel Token API, sistem mewajibkan pengisian URL Server Regional yang spesifik sesuai alokasi node akun Anda, sebagai contoh: https://solo.wablas.com.

Untuk opsi integrasi Fonnte dan Wablas, Token API diperoleh dari dasbor eksternal penyedia layanan setelah status perangkat ponsel cerdas Anda terautentikasi terkoneksi di sana. Pasca penginputan data parameter provider selesai, optimalkan penggunaan tombol fungsi Kirim Pesan Uji Coba (Test Connection API) untuk memverifikasi reliabilitas jalur konektivitas sebelum diimplementasikan secara penuh pada database produksi.

📖 Prosedur langkah demi langkah pengambilan Token di masing-masing platform — registrasi, pemindaian QR Code, hingga lokasi persis token pada Fonnte maupun Wablas — diuraikan pada Cara Mendapatkan Token Fonnte & Wablas.

⚠️ Batasan Fungsionalitas Sistem: Seluruh fitur otomatisasi mutlak — mencakup dua arah dan penjadwalan pengingat otomatis — hanya akan diaktifkan oleh sistem apabila instansi Anda menggunakan integrasi provider otomatis via Fonnte atau Wablas. Pemilihan mode Manual (wa.me) mengunci sistem dan hanya melayani transmisi pesan tunggal satu per satu melalui intervensi manual administrator.

2. Standardisasi Kustomisasi Templat Pesan

Arsitektur templat menjamin setiap pesan outbound yang didistribusikan oleh sistem memiliki keseragaman format, kerapian tata letak, dan konsistensi representasi identitas lembaga. Tersedia empat entitas templat utama yang memiliki hak akses modifikasi penuh:

1. Ingatkan Tagihan: Komposisi pesan pengingat tagihan invoice berjalan yang ditujukan kepada akun wali murid.
2. Konfirmasi Lunas: Notifikasi kliring finansial instan yang dikirim secara otomatis pasca status invoice berubah menjadi Terbayar di Modul Keuangan.
3. Kirim Kredensial Wali: Templat pesan berisi data akun portal (username & kata sandi) yang admin kirim ke wali — melalui tombol kirim WhatsApp pada dialog konfirmasi setelah akun wali dibuat.
4. Footer / Tanda Tangan: Komponen teks penutup statis yang diinjeksikan secara otomatis pada baris akhir setiap pesan, seperti informasi nama resmi dan nomor kontak pengaduan lembaga.

Setiap modifikasi manipulasi teks pada kolom editor templat akan langsung diproses oleh sistem dan ditayangkan secara real-time pada panel komponen Pratinjau Visual (Live Preview).

Templat mendukung penyisipan variabel placeholder otomatis (dynamic data binding tags) untuk penarikan data master, meliputi: {parentName}, {studentName}, {amount}, {dueDate}, {invoiceNumber}, {email}, {password}, dan {portalUrl}. Nomenklatur lokalisasi istilah internal seperti penyebutan santri/siswa atau ustadz/guru disinkronisasikan secara otomatis mengikuti preferensi konfigurasi Istilah dan Penyebutan instansi Anda untuk menjaga keselarasan komunikasi budaya lembaga.

3. Sinkronisasi Webhook Bot Dua Arah

Fungsionalitas asistent virtual bot interaktif dua arah akan diaktifkan oleh sistem secara otomatis segera setelah integrasi provider otomatis (Fonnte atau Wablas) berada dalam status aktif. Pada panel kontrol bagian ini, sistem Pesantren OS akan menggenerasikan sebuah string Webhook URL yang unik.

Salin string URL tersebut, kemudian tempelkan (paste) pada kolom konfigurasi webhook di dasbor penyedia layanan eksternal Anda (Fonnte/Wablas). Prosedur jabat tangan (handshake) inilah yang memungkinkan sirkulasi lalu lintas pesan masuk dari perangkat ponsel wali murid diteruskan ke endpoint API Pesantren OS untuk diproses dan dibalas secara otomatis oleh sistem.

[Chat Masuk dari Wali] ──> [Server Fonnte/Wablas] ──> [Webhook URL Pesantren OS] ──> [Auto-Response Engine]

Setelah gerbang webhook terkonfigurasi, wali murid dapat mengirimkan instruksi kata kunci (keywords) standar seperti MENU, DATA, SALDO, TAGIHAN, ABSENSI, NILAI, atau RAPORT. Sistem akan mengeksekusi query data dan membalas secara instan sesuai dengan parameter modul kesantrian yang aktif.

Administrator diberikan hak akses penuh untuk menambahkan entri kata kunci kustom berbasis balasan teks statis, serta memiliki otoritas penuh untuk menonaktifkan kata kunci sensitif tertentu demi pemenuhan kepatuhan privasi data — contohnya mematikan fungsi keyword SALDO apabila instansi melarang transparansi data simpanan via bot otomatis.

4. Inisiasi Parameter Pengingat Otomatis

Segmen panel pengingat mengatur konfigurasi operasional pesan terjadwal yang dieksekusi secara harian oleh mesin latar belakang sistem. Sirkulasi pengiriman pesan pengingat otomatis ke nomor WhatsApp wali murid meliputi skenario:

• Eskalasi penagihan invoice tunggakan finansial yang mendekati atau telah melampaui ambang batas jatuh tempo, lengkap dengan konfigurasi penentuan jeda interval hari khusus.
• Peringatan kritis ambang batas minimum deposit ketika kuota saldo harian santri menipis pada Modul Koperasi.
• Notifikasi anomali presensi kesiswaan saat rekam medis kehadiran mencatat santri tidak hadir tanpa keterangan valid beberapa hari berturut-turut.

Selain fungsi eksternal, modul ini mengakomodasi fungsi pengingat internal instansi melalui sistem notifikasi aplikasi (in-app push notification) — sebagai contoh memberikan pengingat dokumen slip gaji berstatus DRAFT yang belum melalui proses closing, pengajuan transaksi top-up saldo koperasi yang menanti verifikasi, atau data santri yang belum menyetor hafalan harian — ditujukan spesifik ke akun administrator, kepala kesantrian, atau wali kelas terkait.

Setiap entri parameter pengingat dilengkapi komponen Sakelar Aktif/Nonaktif dan parameter modifikasi variabel mandiri. Manfaatkan Mode Simulasi Uji Coba (Dry-Run Mode) untuk mengaudit daftar target akun pengguna yang akan menerima distribusi pesan sebelum perintah pengiriman massal benar-benar dieksekusi oleh sistem kalender otomatis. Seluruh pengingat WhatsApp ini dikunci rapat dan tidak akan berjalan jika status provider Anda dikonfigurasi pada pilihan mode Manual.

Distribusi Kredensial Akun Wali

Setelah akun wali murid berhasil dibuat, sistem menampilkan dialog konfirmasi berisi username dan kata sandi portal beserta tombol kirim via WhatsApp — pesannya disusun otomatis dari templat Kirim Kredensial Wali. Admin cukup menekan tombol tersebut untuk mengirim kredensial ke nomor wali (pengiriman dilakukan admin dengan satu klik, bukan otomatis oleh server).

Pastikan pendaftaran karyawan atau wali murid sejak awal menggunakan nomor WhatsApp yang aktif dan valid. Nomor ini menjadi alamat tujuan untuk pengiriman kredensial, eskalasi billing, serta seluruh sirkulasi pesan interaktif bot berikutnya. Jika entri nomor keliru, pesan tidak akan sampai ke tujuan.

---

Langkah Selanjutnya

• Modul WhatsApp di Pesantren OS: Sistem Notifikasi & Bot Dua Arah Terintegrasi — Pemetaan arsitektur dasar komunikasi multi-kanal, sentralisasi transparansi data core santri, dan ringkasan manfaat integrasi.
• Pengaturan Sistem & Lokalisasi Nomenklatur — Panduan teknis konfigurasi kontrol panel pusat, manajemen hak akses user, dan kustomisasi istilah penyebutan instansi.