Membuat & Mencetak Slip Gaji Bulanan

Slip gaji yang rapi bukan sekadar formalitas — ia menjadi bukti pembayaran, bahan rekonsiliasi keuangan, sekaligus dokumen yang dipegang pegawai. Panduan ini menuntun Anda dari awal: menyusun komponen gaji per pegawai, membuat slip bulanan, mengubah statusnya, hingga mencetak hasil akhir di Pesantren OS.

Alurnya sederhana dan selalu sama setiap bulan:

Komponen gaji → Buat slip → Tandai Terbayar → Cetak.

Sebelum Mulai

• Modul Kepegawaian sudah aktif di instansi Anda.
• Data pegawai sudah terdaftar (lihat panduan Gambaran Umum modul Kepegawaian).
• Anda masuk sebagai Admin Instansi atau pengguna dengan akses kepegawaian.

Langkah 1 — Susun Komponen Gaji Pegawai

Gaji jarang berupa satu angka datar. Pesantren OS memecahnya menjadi komponen supaya transparan.

1. Buka menu Kepegawaian, lalu pilih pegawai yang ingin diatur gajinya.
2. Klik Kelola Gaji untuk membuka pengaturan gaji pegawai tersebut.
3. Pada tab Komponen Gaji, tambahkan komponen:
   • + Pendapatan untuk yang menambah penerimaan (Gaji Pokok, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Transport, Honor, Bonus, dan lain-lain).
   • + Potongan untuk yang mengurangi (BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, PPh 21, Iuran Yayasan, Pinjaman, dan sebagainya).
4. Untuk setiap komponen, isi Nama, Jumlah (Rp), dan Frekuensi:
   • Bulanan — masuk otomatis ke slip rutin tiap bulan.
   • Sekali (1×) — tidak ikut ke slip bulanan rutin.
5. Centang Aktif agar komponen ikut diperhitungkan pada slip.
6. Simpan. Ringkasan Total Pendapatan, Total Potongan, dan Total Penerimaan per bulan akan langsung terhitung di bagian atas.

Catatan penting soal BPJS & pajak: nomor BPJS pada profil pegawai hanya berfungsi sebagai catatan kepesertaan. Sistem tidak memotong secara otomatis. Jika pegawai dikenai potongan BPJS atau pajak, tambahkan sendiri sebagai komponen Potongan dengan nominal yang sesuai.

Mengatur Banyak Pegawai Sekaligus

Apabila banyak pegawai memiliki komponen yang mirip (misalnya Gaji Pokok dan satu tunjangan standar), gunakan Setup Cepat Komponen Gaji. Melalui wizard tiga langkah ini Anda memilih sejumlah pegawai, menyusun template komponen sekali, lalu menerapkannya ke semua pegawai terpilih — tanpa input satu per satu.

Saat menerapkan, tersedia dua mode untuk pegawai yang sudah memiliki komponen:

• Lewati (Aman) — pegawai yang sudah memiliki komponen tidak diubah. Ini pilihan default.
• Ganti — komponen lama dihapus dahulu sebelum yang baru ditambahkan. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan, sehingga gunakan dengan hati-hati.

Langkah 2 — Buat Slip Bulanan

Setelah komponen siap, slip dapat dibuat per periode.

1. Masih di pengaturan gaji pegawai, pindah ke tab Slip Bulanan.
2. Pada panel Generate Slip Gaji Bulanan, pilih bulan periode (format bulan dan tahun).
3. Klik Generate Slip.
4. Konfirmasi pembuatan slip.

Saat slip dibuat, sistem mengambil snapshot dari komponen yang sedang aktif dan berfrekuensi Bulanan. Artinya slip terkunci pada nominal saat itu — jika nanti komponen pegawai diubah, slip lama tetap akurat sesuai kondisi ketika dibuat.

Tips: Perbarui komponen gaji sebelum membuat slip. Apabila ada perubahan tunjangan atau potongan pada bulan ini, ubah komponennya terlebih dahulu, baru buat slip — agar snapshot-nya benar.

Slip yang baru dibuat berstatus Draf. Pada daftar slip, Anda dapat membuka rincian untuk melihat setiap komponen beserta nominalnya, dan memeriksa angka Total Penerimaan sebelum melanjutkan.

Langkah 3 — Periksa, lalu Tandai Terbayar

Status slip mengikuti dua tahap:

Status	Arti
Draf	Slip baru dibuat, belum dibayarkan. Masih dapat diperiksa, dicetak sebagai pratinjau, atau dihapus.
Terbayar	Pembayaran sudah dilakukan. Slip menjadi bukti final.

1. Periksa rincian slip — pastikan komponen dan total sudah benar.
2. Setelah gaji benar-benar ditransfer atau diserahkan, klik Tandai Terbayar pada slip tersebut.
3. Konfirmasi tindakan.

Begitu berstatus Terbayar:

• Slip otomatis tercatat sebagai Pengeluaran kategori “Gaji Pegawai” di rekap keuangan, sehingga Anda tidak perlu mencatat ulang secara manual.
• Slip tidak dapat dihapus lagi demi menjaga jejak audit.

Bila Ada yang Salah Setelah Terbayar

Jika ternyata ada kekeliruan pada slip yang sudah Terbayar, Anda dapat mengembalikannya:

1. Buka slip yang bersangkutan.
2. Klik Reset ke Draf.
3. Konfirmasi.

Saat direset, pengeluaran “Gaji Pegawai” terkait di rekap keuangan ikut dihapus agar tidak terhitung ganda. Setelah kembali berstatus Draf, Anda bebas memperbaiki dan menandainya Terbayar kembali.

Menghapus slip Draf: slip yang masih berstatus Draf dapat dihapus langsung dari daftar. Slip Terbayar tidak dapat dihapus — reset ke Draf terlebih dahulu bila perlu dihapus.

Langkah 4 — Cetak Slip

Slip dapat dicetak baik dalam status Draf (sebagai pratinjau) maupun Terbayar (sebagai bukti final).

1. Pada slip yang diinginkan, klik Cetak Slip. Halaman cetak terbuka di tab baru.
2. Periksa tampilan slip: kop lembaga, identitas pegawai, rincian Pendapatan dan Potongan, serta Total Penerimaan.
3. Gunakan tombol Cetak pada halaman tersebut, atau simpan sebagai PDF melalui dialog cetak peramban.

Beberapa hal pada hasil cetak:

• Ukuran kertas A4 portrait dengan margin yang sudah disetel — tidak perlu diubah.
• Slip berstatus Draf menampilkan penanda “Draf — Belum Dibayarkan” agar tidak tertukar dengan slip final.
• Tersedia kolom tanda tangan penerima (pegawai) dan kepala lembaga. Bila tanda tangan digital sudah disiapkan di profil, gambarnya muncul otomatis pada slip.
• Nomor slip mengikuti format penomoran instansi Anda. Atur formatnya di Penomoran Invoice & Surat.

Slip kosong? Jika slip dibuat ketika pegawai belum memiliki komponen gaji aktif, slip akan tampil kosong disertai peringatan dan tidak sah untuk pembayaran. Lengkapi komponen gajinya terlebih dahulu (Langkah 1), lalu buat ulang slip.

Rutinitas Bulanan yang Disarankan

Supaya tiap bulan berjalan mulus:

1. Awal bulan — perbarui komponen gaji bila ada perubahan (kenaikan tunjangan, potongan baru, bonus sekali jalan).
2. Saat penggajian — buat slip bulan berjalan untuk pegawai terkait.
3. Periksa rincian dan total tiap slip.
4. Setelah transfer — tandai slip sebagai Terbayar agar otomatis masuk pengeluaran keuangan.
5. Cetak atau simpan PDF untuk arsip dan diserahkan ke pegawai.

Dengan alur ini, slip gaji, arsip dokumen, dan rekap pengeluaran keuangan tetap selaras tanpa pencatatan ganda.