Pengaturan Sistem

Seluruh parameter konfigurasi lembaga terpusat di dalam menu Pengaturan, yang tersusun secara sistematis menggunakan komponen akordion navigasi dari pengelolaan paling mendasar hingga operasional taktis. Visibilitas submenu yang tampil akan menyesuaikan secara dinamis berdasarkan hak akses (permission) akun Anda serta modul yang aktif pada instansi Anda.

Menu ini dapat diakses melalui sidebar pada navigasi Sistem → Pengaturan. Pada sudut kanan atas halaman tersedia dua tombol fungsional yang bersifat simetris: Import Data untuk migrasi data massal masuk (data wali, santri, dan saldo tunggakan awal) via dokumen Excel — panduan teknisnya pada bab Import Data dari Excel — serta Ekspor Data Lengkap yang mengompilasi seluruh basis data master instansi (Santri, Wali, Pegawai, Alumni, dan Keuangan) ke dalam satu berkas Excel multi-lembar untuk keperluan pelaporan maupun pengarsipan. Lembar Pegawai dan Keuangan disertakan secara otomatis hanya apabila modul terkait diaktifkan.

Pengaturan Lembaga (Tenant Configuration)

Profil Instansi

Submenu ini berfungsi untuk mengelola data legalitas lembaga, meliputi: nama resmi instansi, jenis lembaga, alamat operasional lengkap, kota/kabupaten, nomor telepon resmi, alamat surel (email), dan logo institusi. Seluruh data identitas yang terekam di sini akan diaplikasikan secara otomatis sebagai komponen kop surat resmi, header dokumen digital, invoice tagihan, hingga cetakan raport santri.

Untuk visualisasi yang optimal, berkas logo disarankan menggunakan format PNG/JPG/WebP dengan rasio persegi (1:1), resolusi minimal 128×128 piksel, dan ukuran kapasitas maksimal 1 MB. Informasi Subdomain bersifat read-only (baca-saja) dan hanya dapat diperbarui melalui pengajuan resmi ke tim teknis Pesantren OS.

Modul Aktif

Halaman ini menampilkan matriks pustaka modul yang saat ini aktif beroperasi pada tenant instansi Anda — meliputi Modul Akademik, Tahfidz, Keuangan, Asrama, Koperasi, Kepegawaian, Persuratan, dan Pembinaan.

Status aktif atau nonaktif komponen modul ini ditentukan sepenuhnya oleh paket langganan B2B yang Anda pilih pada kontrak layanan (baik paket standar maupun kombinasi kustom). Manajemen instansi tidak memiliki otoritas untuk mengaktifkan atau menonaktifkan modul ini secara mandiri — daftar ini berfungsi sebagai media peninjauan (review). Apabila instansi memerlukan ekspansi atau reduksi fitur modul, silakan ajukan perubahan paket layanan melalui tim admin Pesantren OS.

Istilah dan Penyebutan (Localization/Penerjemahan)

Fitur lokalisasi ini memungkinkan instansi untuk menyesuaikan seluruh terminologi sistem agar selaras dengan rumpun budaya dan kebiasaan lembaga. Anda dapat mengubah penyebutan default untuk entitas murid (seperti santri, siswa, atau muta’allim), tenaga pengajar (ustadz, guru, atau mudarris), wali santri, nomenklatur penamaan kelas/asrama, hingga standarisasi label nilai tahfidz.

Untuk mengonfigurasinya, klik pada masing-masing submenu terminologi, lakukan pembaruan teks, lalu klik Simpan Perubahan. Penyesuaian ini secara otomatis akan diimplementasikan ke seluruh ekosistem sistem — mulai dari tampilan menu dasbor, cetakan dokumen, hingga format teks balasan otomatis gawai WhatsApp.

Penanggung Jawab & Penanda Tangan

Bagian ini menetapkan personel pejabat penanda tangan resmi dokumen lembaga, lengkap dengan unggahan berkas tanda tangan digital (signature pad). Strukturnya terbagi dua lapis:

• Kepala & Bendahara — penanggung jawab utama yang melekat pada cetakan Slip Gaji, Raport, Kartu Santri, Invoice, serta rekapitulasi keuangan.
• Penanda Tangan Surat (per jenis) — daftar pejabat khusus Modul Surat. Tambahkan pejabat (misalnya Koordinator Tahfidz atau Bagian Kesantrian), kemudian centang jenis surat yang ia tandatangani (pola ceklis serupa Role Khusus). Tiap jenis sebaiknya dipegang satu pejabat; jenis yang tidak dicentang siapa pun otomatis memakai pejabat bawaan. Dengan demikian, misalnya Surat Bebas Tunggakan dapat ditandatangani Bendahara dan Surat Keterangan Hafalan oleh Koordinator Tahfidz — tanpa memengaruhi penanda tangan jenis surat lainnya.

Pengguna & Manajemen Hak Akses (RBAC)

Role & Hak Akses

Selain ditopang oleh empat skema hak akses bawaan (default role hierarchy): Admin Instansi → Sub Admin → Guru → Wali Santri, platform memfasilitasi pembuatan Role Khusus (Custom Role) dengan pembatasan hak akses (granular permission). Fitur ini ideal untuk menetapkan batasan akses operasional yang spesifik, seperti Staf Keuangan yang hanya diizinkan mengelola pos tagihan, atau Staf Koperasi yang terkunci hanya pada menu Point of Sale (POS).

Prosedur pembuatan Custom Role:

1. Klik tombol + Tambah Role. Anda dapat memanfaatkan fasilitas Preset siap pakai (misalnya: Staf Keuangan, Wali Kelas) untuk mempercepat proses kustomisasi konfigurasi.

2. Definisikan nama peran baru tersebut, kemudian centang matriks hak akses (permission) yang diperlukan. Hak akses dikelompokkan secara terstruktur per modul aplikasi (Keuangan, Akademik, Koperasi, Kepegawaian, Pengaturan, dll.), dilengkapi dengan opsi pembobotan centang semua per klaster fitur.

3. Klik Simpan. Peran kustom yang telah berstatus aktif selanjutnya dapat disematkan kepada akun personel melalui menu Kepegawaian pada kolom konfigurasi Role Khusus.

Penting Penting (Rule of Exclusivity): Karakteristik Role Khusus bersifat menggantikan secara mutlak (override), bukan bersifat akumulatif (menambah). Ketika seorang pengguna diberikan role khusus, maka seluruh hak akses akunnya akan dibatasi ketat hanya pada poin-permission yang dicentang pada konfigurasi role tersebut — hak akses bawaan dari hierarki standarnya otomatis dinyatakan tidak berlaku.

Contoh Kasus: Seorang tenaga pendidik (Guru) yang diberikan role khusus sebagai “Staf Keuangan” hanya memiliki otorisasi untuk mengelola pos keuangan (membuat tagihan, verifikasi transaksi, rekonsiliasi bank) serta melihat data akademik dasar (jika fitur Lihat data akademik dicentang). Akun tersebut secara otomatis kehilangan akses operasional Guru, seperti fungsi pengisian jurnal absensi kelas harian atau input nilai mata pelajaran.

Konfigurasi Akses Data

Secara default sistem, akun berstatus Guru diberikan izin untuk melihat data santri lintas kelas demi kelancaran koordinasi akademik harian. Namun, jika instansi Anda menerapkan standarisasi keamanan data yang ketat, Anda dapat mengaktifkan fitur pembatasan akses data lokal per kelas untuk peran Guru pada bagian ini. Parameter kontrol ini bersifat opsional dan berada dalam status nonaktif secara bawaan.

Pengaturan Modul Akademik

Tahun Ajaran

Submenu ini berfungsi untuk mengelola linimasa database tahun ajaran dan menentukan periode semester (Ganjil/Genap) yang sedang aktif berjalan. Tahun ajaran yang diset aktif akan menjadi parameter acuan utama untuk pemrosesan data presensi, kompilasi nilai, hingga pencetakan dokumen raport.

Mata Pelajaran

Fasilitas pengelolaan katalog mata pelajaran lembaga. Untuk menambahkan data baru, klik + Tambah, input nama Mata Pelajaran pada kolom yang tersedia, dan masukkan kode mapel unik (opsional). Selanjutnya, kategorikan klasifikasi jenis mata pelajaran ke dalam kelompok: Umum, Agama/Diniyah, atau Muatan Lokal.

Jenis & Pembobotan Nilai

Menu manajemen untuk merumuskan komponen evaluasi belajar, seperti UTS, UAS, Munaqosah, Muhadhoroh, dan Imtihan. Instansi diberikan kebebasan penuh untuk menambahkan instrumen penilaian baru sesuai dengan standarisasi kurikulum internal.

Pada kolom bobot (%), tetapkan persentase kontribusi dari masing-masing jenis penilaian. Parameter bobot inilah yang digunakan oleh mesin algoritma sistem untuk mengalkulasi Nilai Akhir Raport secara otomatis menggunakan metode rata-rata berbobot: Nilai Akhir = (Rata-rata Nilai UTS × Bobot UTS%) + (Rata-rata Nilai UAS × Bobot UAS%) + ... Secara ideal, akumulasi total seluruh bobot wajib menyentuh angka 100% — indikator sistem akan menampilkan notifikasi peringatan jika kalkulasi belum presisi.

Catatan Sistem: Apabila dalam satu mata pelajaran baru terisi sebagian jenis nilainya, sistem akan secara adaptif menyesuaikan angka pembagi berdasarkan bobot komponen nilai yang telah terpakai. Jika seluruh bobot diatur pada angka 0%, rumus perhitungan otomatis beralih menggunakan skema rata-rata aritmatika biasa (simple average).

Integrasi Pembinaan ke Raport

Parameter ini berfungsi untuk menentukan skema visualisasi catatan kedisiplinan/pembinaan santri pada lembar raport akhir semester. Tersedia tiga pilihan konfigurasi: Tidak Diintegrasikan, dikonversi sebagai Narasi Deskripsi Sikap, atau dihitung sebagai Nilai Sikap Kuantitatif (berupa skor angka dan predikat yang dikalkulasi otomatis dari akumulasi poin sanksi/prestasi). Dokumentasi teknis selengkapnya dapat dipelajari pada bab Poin & Pengaruhnya ke Raport.

Konfigurasi Absensi

Submenu terpadu untuk merumuskan aturan batas waktu operasional harian, meliputi jam masuk sekolah (bagi santri) dan jam presensi kerja (bagi pegawai/SDM). Anda dapat mengonfigurasi batas toleransi keterlambatan (dalam satuan menit), batas durasi jam kerja minimum harian, serta fungsi log keluar otomatis (auto check-out) untuk mengantisipasi pengguna yang lupa melakukan pencatatan absensi kepulangan. Konfigurasi global ini diaplikasikan serentak pada mesin presensi santri maupun pegawai.

Pengaturan Keuangan

Jenis Tagihan

Fasilitas untuk menyusun master data penggolongan akun tagihan finansial yang digunakan sebagai dasar penerbitan dokumen invoice — contohnya: SPP Bulanan, Uang Pangkal, Daftar Ulang, atau Dana Kegiatan Insidental. Untuk setiap jenis akun tagihan, bendahara dapat mengatur parameter berikut:

• Nama Tagihan — Label resmi yang tertera pada lembar dokumen tagihan (misalnya: “SPP Bulanan”).
• Nominal Default — Parameter besaran nominal rupiah standar yang akan terisi secara otomatis saat proses pembuatan draf tagihan baru (nominal ini bersifat fleksibel dan tetap dapat diubah secara manual saat eksekusi pembuatan).
• Frekuensi — Penanda siklus periode penagihan, meliputi pilihan: Bulanan, Semester, Tahunan, atau Sekali Bayar. Parameter frekuensi ini berfungsi sebagai metadata/penanda kategori saja, bukan sebagai mesin penjadwal otomatis (automated scheduler). Eksekusi penerbitan tagihan tetap dijalankan secara terkontrol melalui tombol Generate Tagihan.
• Deskripsi (opsional) serta kendali status Aktif/Nonaktif nama tagihan.

Setelah struktur master jenis tagihan dikonfigurasi, bendahara dapat menerbitkan tagihan secara massal (kepada seluruh santri berstatus aktif), berbasis klasifikasi kelas, maupun personal per santri, di mana skema keringanan biaya, beasiswa, atau potongan diskon khsusus per santri akan dihitung secara otomatis oleh sistem. Dokumentasi implementasinya tersedia pada bab Membuat Tagihan SPP.

Metode Pembayaran

Kelola metode pembayaran yang ditampilkan kepada wali saat membayar di portal maupun melalui WhatsApp:

• Transfer Bank — Informasi data keuangan meliputi nama bank, nomor rekening resmi instansi, dan nama pemilik rekening.
• E-Wallet — pembayaran digital melalui penyedia jasa berizin (seperti DANA, OVO, LinkAja, atau GoPay), lengkap dengan nomor identifikasi serta nama terdaftar.
• QRIS — Unggah berkas gambar kode QRIS statis atau dinamis milik instansi untuk mempermudah transaksi pemindaian instan.
• Tunai — Opsi pencatatan manual langsung melalui loket bendahara pesantren (bersifat opsional).

Klik tombol ikon + pada masing-masing kategori untuk menambahkan opsi jalur pembayaran baru ke dalam basis data sistem.

Seluruh metode pembayaran yang berada dalam status nonaktif otomatis akan disembunyikan dari visualisasi portal wali santri. Detail data rekening yang terekam di sini juga akan diintegrasikan sebagai pusat referensi data oleh engine bot WhatsApp saat merespons permintaan informasi pengisian saldo dari orang tua santri.

Format Penomoran

Submenu ini berfungsi untuk merumuskan struktur pola penomoran otomatis (auto-numbering sequences) untuk berbagai entitas dokumen lembaga, meliputi: NIS santri, NIP pegawai, nomor invoice, nomor surat resmi keluar, nomor surat izin, slip gaji, hingga nota koperasi. Formulasi pola dapat dikustomisasi dengan mengombinasikan elemen variabel seperti teks awalan (prefix), parameter tahun berjalan, kode bulan berjalan, serta digit nomor urut (counter) beserta penentuan siklus reset nomor urut secara berkala.

Klik pada masing-masing submenu untuk melakukan konfigurasi struktural. Demi menjaga konsistensi pengarsipan data logis serta validitas audit internal, penentuan skema format penomoran ini sangat disarankan untuk disetandarkan pada awal tahun ajaran baru dan hindari mengubah pola penomoran di tengah periode berjalan. Dokumentasi analisis dan skema penomoran selengkapnya dapat dipelajari pada bab Format Penomoran.

Kartu & Identitas

Ulasan komprehensif mengenai analisis manfaat fungsional, implementasi perangkat keras, serta aspek operasional harian kartu pintar dapat diakses pada halaman khusus: Kartu Santri & Pegawai: Manfaat dan Penggunaannya.

Kartu RFID (Radio Frequency Identification)

Fasilitas modul untuk memetakan dan meregistrasikan nomor unik kartu pintar (UID/Unique Identifier) bawaan pabrik ke dalam profil santri atau akun pegawai secara spesifik. Skema enkripsi RFID ini menawarkan lapisan keamanan digital tingkat tinggi dibandingkan penggunaan tanda pengenal konvensional yang mencetak NIS/NIP secara langsung pada fisik kartu.

Apabila terjadi kasus kehilangan kartu di lapangan, pengurus cukup menonaktifkan status kartu tersebut dari sistem terpusat, sehingga hak akses otomatis dicabut tanpa memerlukan proses penggantian atau cetak ulang kartu santri lainnya. Proses pemetaan data ini difasilitasi pada dasbor terpisah melalui menu (Pengaturan → Kartu RFID).

Desain Kartu Santri

Fasilitas interior editor untuk mempersonalisasi tata letak visual cetakan kartu identitas santri sebelum proses produksi massal dijalankan. Spesifikasi ukuran cetak kartu dikonfigurasi mengikuti standar internasional CR80 (Dimensi 85,60 × 53,98 mm) dengan skema orientasi mendatar (landscape).

Beberapa variabel kustomisasi komponen meliputi:

• Teknologi Identifikasi pada Kartu — Pilih opsi integrasi kode menggunakan Barcode (Code128), QR Code, Chip RFID, atau tanpa menggunakan kode visual (Polos). Khusus media QR Code, sistem menyediakan dua mode fungsional: NIS Luring (Offline) untuk validasi lokal atau URL Verifikasi Daring (Online) yang mengarah pada laman peninjauan validitas data di internet. Fitur barcode/QR/RFID ini tersedia eksklusif mulai dari varian Paket Professional ke atas.
• Tema dan Palet Warna = Kostumisasi aksen warna utama, warna teks, dan label kartu yang dilengkapi dengan pustaka preset siap pakai (seperti Hijau Pesantren, Biru Madrasah, Coklat Klasik, Maroon, dan Hitam Modern).
• Berkas Latar Belakang (Aset Grafis) — Fitur unggah dokumen gambar latar (background asset) untuk sisi depan (front side) dan sisi belakang (back side) kartu dengan kapasitas ukuran berkas maksimal 600 KB.
• Teks Kebijakan Sisi Belakang — Kolom teks informatif bebas yang mendukung implementasi variabel otomatis (placeholder tags) seperti nama institusi, alamat institusi, dan nomor kontak resmi lembaga.

Dasbor editor dilengkapi dengan fitur pratinjau interaktif (real-time dual preview) untuk memantau perubahan desain secara langsung.

Desain Kartu Pegawai

Memiliki karakteristik fungsional yang serupa dengan modul kartu santri, namun dikonfigurasi khusus dengan skema orientasi tegak (portrait) berukuran standar CR80 (53,98 × 85,60 mm). Fitur ini diaktifkan secara otomatis pada paket langganan yang mendukung Modul Kepegawaian. Beberapa fitur pelengkap meliputi:

• Kustomisasi Judul Kartu — Judul utama dokumen kartu bersifat dinamis dan dapat disesuaikan secara legal, misalnya: KARTU PEGAWAI, KARTU GURU, KARTU STAFF, atau KARTU IDENTITAS.
• Sinkronisasi Desain Instan (Inherit Template) — Fasilitas satu klik untuk menduplikasi seluruh skema warna, palet, dan aset gambar latar belakang agar identik dengan kartu santri, guna menjaga konsistensi identitas merek (brand identity) kelembagaan.
• Pilihan teknologi enkripsi identitas (Barcode/QR/RFID) beroperasi dengan sistem yang sama; di mana mode QR Code diterapkan sebagai standar bawaan (default) untuk memudahkan verifikasi instan via kamera gawai petugas lapangan.

WhatsApp & Notifikasi

Dokumentasi detail mengenai konfigurasi infrastruktur WhatsApp Gateway serta panduan setup bot tersedia pada halaman khusus: WhatsApp di Pesantren OS dan Setup Sistem WhatsApp.

Template WhatsApp

Fasilitas untuk menyunting, mempersonalisasi, dan menstandardisasi pesan teks otomatis yang didistribusikan oleh sistem ke gawai wali santri. Tersedia beberapa kategori templat pesan siap pakai:

• Ingatkan Tagihan — Pesan untuk menginformasikan tagihan yang belum terbayar atau menjelang jatuh tempo.
• Konfirmasi Lunas — Pesan tanda terima digital dan ucapan apresiasi setelah transaksi pembayaran berhasil diverifikasi oleh bendahara/sistem.
• Kirim Kredensial Wali — Pesan berisi informasi detail akun portal (tautan akses, username, dan kata sandi) untuk orang tua santri baru.
• Footer/Tanda Tangan — Komponen teks penutup atau legalitas lembaga yang disematkan secara otomatis di akhir setiap pesan keluar.

Pengurus dapat menyisipkan berbagai variabel dinamis yang datanya akan diisi secara otomatis oleh mesin database sistem, seperti variabel data pembayar {parentName}, nama siswa {studentName}, nominal transaksi {amount}, batas jatuh tempo {dueDate}, dan nomor nota {invoiceNumber}. Seluruh penggunaan istilah kepesantrenan otomatis akan tersinkronisasi mengikuti basis data menu Istilah dan Penyebutan.

Provider WhatsApp

Menu integrasi untuk memilih metode infrastruktur pengiriman pesan notifikasi otomatis sistem:

• Metode Manual (wa.me) — Opsi gratis tanpa biaya API komersial; di mana operator admin memicu pengiriman dengan menekan tautan manual yang mengarah ke aplikasi WhatsApp Web. Opsi ini ideal untuk instansi dengan volume data santri berskala kecil.
• Integrasi Pihak Ketiga (Fonnte / Wablas API) — Sistem pengiriman notifikasi massal secara otomatis berbasis integrasi API (Application Programming Interface). Konfigurasi memerlukan input token otentikasi API resmi dari pihak penyedia layanan (khusus infrastruktur Wablas, wajib menyertakan parameter URL server gateway regional yang ditugaskan). Tersedia tombol fungsional Kirim Pesan Uji Coba untuk menguji status setup sudah benar untuk mengirim pesan.

Setelah integrasi penyedia otomatis berhasil dikonfigurasi, sistem akan mengekspos alamat Webhook URL resmi. Alamat ini berfungsi untuk mengaktifkan Fitur Bot WhatsApp Interaktif Dua Arah (Auto-Responder Bot) — di mana orang tua santri dapat melakukan kueri pencarian data mandiri secara luring cukup dengan mengetik kata kunci pesan tertentu (seperti: SALDO, TAGIHAN, MENU) untuk mendapatkan balasan data instan dari sistem. Pembahasan teknis lengkap tersedia di bab Setup WhatsApp.

Pengingat Otomatis

Fasilitas untuk mengaktifkan mesin pengingat otomatis terjadwal yang berjalan di latar belakang cloud server secara berkala (automated daily cron-jobs). Alokasi distribusi pesan notifikasi ini dibagi ke dalam dua jalur sirkulasi data:

• Jalur Distribusi Wali Santri (WhatsApp Notifikasi) — Pengiriman informasi berkala mengenai tagihan menjelang batas jatuh tempo, eskalasi tagihan menunggak (harian atau mingguan), laporan presensi santri tidak hadir (Alfa) berturut-turut, serta batas minimum saldo digital virtual wallet yang menipis.
• Jalur Internal Staf Pengurus (Dasbor Aplikasi Notifikasi) — Distribusi indikator peringatan untuk draf dokumen gaji (slip gaji DRAFT) yang belum dieksekusi, permohonan deposit saldo digital santri yang membutuhkan verifikasi manual bendahara, hingga daftar santri yang belum melakukan setoran hafalan harian.

Setiap parameter pengingat dilengkapi dengan kendali saklar aktif/nonaktif (toggle switch) serta pengaturan variabel mandiri (misalnya penentuan jumlah hari sebelum jatuh tempo tagihan). Pengiriman pesan otomatis ke gawai wali santri hanya dapat beroperasi jika konfigurasi Provider WhatsApp telah diatur pada mode otomatis (Fonnte/Wablas). Tersedia modul Mode Simulasi (Uji Coba) untuk memastikan jalur pengiriman, format variabel teks, dan log transaksi telah berfungsi dengan presisi.

Pemeliharaan

Backup Data

Fasilitas untuk mengonfigurasi skema pencadangan basis data instansi secara berkala dan terautomasi (pilihan siklus: Harian, Mingguan, dan Bulanan). Manajemen instansi juga diberikan hak otorisasi untuk mengunduh berkas cadangan manual kapan saja, serta mengajukan proses pemulihan data (restore) terstruktur dengan koordinasi langsung bersama tim support Pesantren OS. Perlu dipahami bahwa berkas cadangan ini berformat basis data (database dump) yang ditujukan khusus untuk pemulihan sistem secara menyeluruh — berbeda peruntukan dengan fitur Ekspor Data Lengkap (Excel multi-lembar) yang dirancang untuk dibaca, dilaporkan, dan diarsipkan secara manual oleh pengelola.

Permintaan Kustom

Apabila instansi Anda membutuhkan kustomisasi alur kerja, penyesuaian khusus tata letak dokumen legal, penambahan sub-modul spesifik, atau kebutuhan integrasi API dengan ekosistem perangkat lunak eksternal lainnya, Anda dapat mengirimkan tiket permohonan resmi kepada tim produk Pesantren OS. Ketersediaan dan fasilitasi fitur kustom ini akan disesuaikan dengan tingkat klausul paket langganan yang Anda miliki.

Langkah Selanjutnya

• Import Data dari Excel — Panduan teknis pemindahan massal basis data wali santri, profil santri, dan saldo buku besar tunggakan awal.
• Kartu Santri & Pegawai — Analisis manfaat dan penggunaan kartu identitas.
• WhatsApp di Pesantren OS — Konfigurasi pusat komunikasi dua arah, otomatisasi bot, dan pengingat otomatis.
• Membuat Tagihan SPP — Prosedur otomatisasi penerbitan tagihan massal, klaster berbasis kelas, maupun personal santri.