Setup Awal & Login Pertama

Setelah tim Pesantren OS mengaktifkan akun instansi Anda, informasi akun akan dikirimkan melalui WhatsApp ke nomor penanggung jawab yang Anda daftarkan. Pesan tersebut berisi tautan login, username, dan kata sandi sementara. Panduan ini menjelaskan langkah yang sebaiknya Anda lakukan pada beberapa menit pertama setelah akun aktif.

Login Pertama

1. Buka tautan login yang Anda terima melalui WhatsApp. Tautan tersebut umumnya berformat https://nama-instansi.pesantrenos.com atau subdomain yang Anda minta.
2. Pada kolom pertama, masukkan username atau email Anda.
3. Masukkan kata sandi sementara dari pesan aktivasi, lalu klik Masuk.

Jika halaman login tidak terbuka, silakan lihat Troubleshoot Login.

Ganti Kata Sandi Sementara

Kata sandi awal yang Anda terima wajib diganti sebelum melanjutkan. Setelah berhasil masuk untuk pertama kali:

1. Klik foto profil di pojok kanan atas, lalu pilih Profil Saya.
2. Buka tab Keamanan, kemudian pilih Ubah Password.
3. Gunakan kombinasi minimal 8 karakter yang terdiri dari huruf besar, huruf kecil, angka, dan satu simbol.

Kami menyarankan Anda menyimpan kata sandi pada pengelola sandi tepercaya, seperti Bitwarden, 1Password, atau fitur bawaan peramban. Hindari mencatat kata sandi di tempat yang mudah terlihat orang lain.

Isi Profil Instansi

Buka menu Pengaturan → Profil Instansi, lalu lengkapi data berikut:

• Nama lengkap instansi (misalnya “Pondok Pesantren Al-Hidayah”). Nama ini akan muncul pada kop surat dan invoice.
• Alamat lengkap, termasuk RT/RW, kelurahan, kecamatan, kabupaten, provinsi, dan kode pos.
• Logo instansi dengan ukuran ideal 512×512 piksel, format PNG transparan, dan maksimal 500 KB.
• Tanda tangan dan stempel pejabat untuk keperluan surat dan invoice. Selengkapnya lihat Modul Surat.
• Nomor telepon dan email resmi instansi (sebaiknya bukan kontak pribadi pengurus).

Setelah disimpan, dokumen yang Anda cetak (raport, invoice, dan surat) akan otomatis menggunakan kop instansi.

Aktifkan Modul

Tidak semua instansi memerlukan seluruh modul. Pesantren umumnya mengaktifkan sebagian besar modul, sedangkan TPQ mungkin cukup menggunakan modul Akademik, Tahfidz, dan Keuangan. Silakan lihat Modul Aktif untuk memilih modul yang sesuai.

Tambah Pengguna Lain

Sebelum mengimpor data santri, sebaiknya akun pengurus (admin, bendahara, wali kelas, dan pengasuh) dibuat terlebih dahulu agar mereka dapat langsung membantu proses input data.

1. Buka menu Sidebar → Pengguna.
2. Klik + Tambah Pengguna.
3. Isi nama, email, dan role (Admin Instansi, Sub Admin, Guru, atau Wali Santri).
4. Kata sandi sementara akan dikirimkan secara otomatis kepada pengguna yang bersangkutan.

Checklist Hari Pertama

• Login dan ganti kata sandi.
• Lengkapi profil instansi.
• Unggah logo, tanda tangan, dan stempel.
• Pilih modul yang aktif.
• Undang minimal satu admin cadangan.
• Cetak satu invoice contoh untuk memeriksa hasilnya.

Setelah seluruh poin terpenuhi, silakan lanjutkan ke Konsep Arsitektur untuk memahami alur data sistem.