Data Santri & Wali Santri

Repositori data santri dan akun wali santri merupakan pilar fondasi basis data master (master data management) pada Modul Akademik Utama. Struktur data yang terekam pada kedua entitas ini bertindak sebagai parameter rujukan otomatis bagi mesin penginstan tagihan finansial, otentikasi hak akses portal wali, hingga gerbang otomatisasi notifikasi WhatsApp. Panduan ini menguraikan secara detail alur kerja pengelolaannya berdasarkan pengelompokan grup menu Data pada sidebar sistem.

Penambahan Data Profil Santri

Prosedur registrasi dan pengisian profil santri dilakukan melalui menu navigasi Data → Santri:

1. Klik tombol + Tambah Santri untuk membuka formulir entri data.
2. Lengkapi parameter identitas wajib: nama lengkap sesuai dokumen legal, NIS, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat domisili lengkap, serta unggah berkas foto formal.
3. Lakukan pemetaan relasi data wali penanggung jawab. Apabila kedua orang tua berperan aktif, arsitektur sistem memfasilitasi pencatatan berlapis (Ayah, Ibu, dan Wali Khusus).
4. Klik Simpan. Profil santri kini resmi terdaftar di database dan langsung memiliki keterhubungan relasional dengan data walinya.

Untuk penambahan entitas data dalam skala masif — seperti pada momentum penerimaan tahun ajaran baru — sangat disarankan memanfaatkan fitur integrasi bulk importer (pelajari mekanismenya pada bagian Metode Impor Massal di bawah).

Konfigurasi Status & Keringanan Biaya Santri

Pada formulir profil santri tersedia dua parameter administratif strategis yang dapat dimodifikasi sewaktu-waktu: Status Keaktifan dan Keringanan Biaya (Diskon).

Status Keaktifan Santri

Atribut Status mendefinisikan keadaan administratif santri di dalam sistem, dengan opsi: Aktif, Lulus, Drop (keluar/dikeluarkan), Pindah (mutasi), dan Cuti. Ketika status dimodifikasi menjadi selain Aktif, sistem secara otomatis mengaktifkan kolom tanggal keluar (exit date) sebagai penanda akhir periode keaktifan.

Rekomendasi Tata Kelola Data: Untuk santri yang tidak lagi aktif, sangat disarankan mengubah status (misalnya menjadi Lulus atau Drop) alih-alih menghapus entitas datanya. Pendekatan ini menjaga integritas arsip riwayat akademik dan capaian tahfidz santri agar tetap tersimpan permanen di dalam database.

Keringanan Biaya (Diskon) dan Integrasi Keuangan

Sistem memfasilitasi pemberian keringanan biaya secara personal per santri — relevan untuk skema beasiswa, putra/putri tenaga pengajar, maupun kebijakan diskon kakak-beradik. Tersedia dua tipe diskon:

1. Diskon Berulang — potongan yang berlaku otomatis pada setiap tagihan yang cocok, berbasis persentase (%) atau nominal (Rp). Cocok untuk keringanan rutin (misalnya “potongan 50% pada setiap SPP”). Untuk tipe nominal, besar potongan dibatasi pada nominal tagihan.

2. Diskon Pagu — satu pagu (kuota) rupiah yang dipakai lintas tagihan hingga habis. Sebagai ilustrasi, pagu Rp1.000.000: tagihan Rp100.000 memotong Rp100.000 (Sisa Pagu Rp900.000), dan seterusnya hingga sisa pagu nol. Sisa Pagu terlacak otomatis serta ditampilkan pada profil santri maupun Portal Wali. Pembatalan tagihan yang memakai pagu akan mengembalikan pagunya.

Parameter konfigurasi untuk kedua tipe:

• Berlaku Untuk — cakupan penerapan, baik seluruh jenis tagihan maupun terkunci pada satu jenis tagihan spesifik (misalnya khusus SPP).
• Berlaku Sampai (opsional) — diskon/pagu dinonaktifkan otomatis setelah tanggal yang ditetapkan; tersedia tombol cepat Akhir Semester dan Akhir Tahun Ajaran.
• Keterangan — catatan justifikasi atas pemberian keringanan tersebut.

Mekanisme integrasi dengan Modul Keuangan: konfigurasi diterapkan otomatis saat penerbitan tagihan (invoice generation). Nilai potongan beserta keterangannya direkam permanen (snapshot) ke dalam invoice, sehingga modifikasi diskon di kemudian hari tidak mengubah tagihan yang telah terbit. Diskon tetap diterapkan meskipun operator mengisi nominal secara manual (override) saat generate — override hanya menetapkan nominal dasar, potongan tetap dihitung. Untuk keringanan yang menutup seluruh nominal (100% atau pagu mencukupi), tagihan otomatis berstatus lunas. Rincian potongan ditampilkan transparan kepada wali pada Portal Wali. Pembahasan lebih lanjut tersedia pada panduan Membuat Tagihan SPP.

Tata Kelola Akun Portal Wali Santri

Pusat kendali data orang tua atau wali dikelola terpusat melalui menu Data → Wali Santri. Setiap entitas wali yang didaftarkan ke dalam sistem akan secara otomatis memicu fungsi pembuatan akun akses (automated account provisioning) menuju Portal Wali, memungkinkan mereka memantau perkembangan akademik serta melakukan penyelesaian tagihan secara cashless dan mandiri.

1. Klik + Tambah Wali, kemudian lengkapi variabel data berikut:
   • Nama Lengkap dan Email Login (Atribut Wajib) — Alamat surat elektronik (email) bertindak sebagai ID otentikasi utama untuk masuk ke portal.
   • No. HP / WhatsApp (Sangat Direkomendasikan) — Wajib dipastikan dalam status aktif dan valid, karena nomor ini menjadi jalur distribusi otomatis kredensial akun serta seluruh log notifikasi sistem.
   • Pekerjaan dan Alamat Domisili (Atribut Opsional).
   • Password Portal — Enkripsi kata sandi minimal 6 karakter yang didedikasikan untuk kebutuhan login pertama kali oleh pihak wali.
2. Klik Tambah. Sistem akan memunculkan jendela dialog Ringkasan Kredensial Akses (access credentials summary) berisi email dan kata sandi sementara yang dapat Anda salin (copy to clipboard) atau kirim ke wali melalui tombol WhatsApp pada dialog tersebut. Sampaikan kredensial ini dan instruksikan wali untuk melakukan pembaruan kata sandi mandiri demi alasan keamanan data privasi.

Prosedur Keamanan Keamanan (Data Privacy Restriction): Demi menegakkan standar kepatuhan privasi data, informasi kata sandi sementara ini tidak akan dapat diakses atau ditampilkan kembali oleh sistem setelah jendela dialog kredensial ditutup. Pastikan operator telah menyalin atau mengirimkan data tersebut terlebih dahulu. Jika di masa mendatang wali santri mengalami kendala lupa kata sandi, admin institusi dapat melakukan pemulihan melalui fungsi Reset Password pada menu Edit.

Mekanisme Pemetaan Relasi Keluarga (Family Tree Mapping)

Arsitektur database sistem mendukung hubungan relasional jamak (many-to-many relationship), di mana satu akun wali dapat memayungi beberapa santri sekaligus (kakak-beradik), dan satu profil santri dapat ditautkan dengan satu hingga dua akun wali (misalnya Ayah dan Ibu terpisah). Proses penautan relasi dapat dieksekusi melalui dua metode alternatif:

• Melalui Dasbor Wali Santri — Gunakan tombol aksi Tautkan ke Santri pada profil wali yang dipilih, kemudian cari nama santri terkait dan tentukan parameter hubungan kekeluargaan (Ayah, Ibu, atau Wali). Metode ini sangat efisien untuk mengonsolidasikan data wali yang memiliki lebih dari satu anak di instansi yang sama.
• Melalui Dasbor Data Santri = Saat menjalankan prosedur penambahan atau penyuntingan profil santri, operator dapat langsung memanggil data wali yang telah eksis di database atau membuat draf profil akun wali baru secara simultan.

Metode Impor Massal (Bulk Data Migration)

Untuk memfasilitasi proses migrasi basis data dalam volume besar, navigasikan sistem ke menu Pengaturan → Import Data. Perlu diperhatikan bahwa urutan proses pengunggahan dokumen memegang peranan krusial terhadap integritas data: wajib melakukan impor data wali santri terlebih dahulu, disusul dengan pengunggahan dokumen data santri. Skema urutan ini diperlukan agar algoritma sistem dapat menjalankan penautan relasi keluarga secara otomatis melalui parameter pencocokan kolom Email Wali. Dokumentasi panduan lengkapnya tersedia pada halaman Import Data dari Excel.

Ekspor Data ke Excel

Sistem turut menyediakan jalur sebaliknya dari impor. Pada halaman Data → Santri maupun Data → Wali Santri tersedia tombol Export Excel yang mengunduh daftar sesuai filter yang sedang diterapkan (status, kelas, atau kata kunci pencarian) ke dalam berkas .xlsx. Kolom yang dihasilkan sengaja dibuat lebih lengkap dibanding tampilan tabel di layar — mencakup data wali penanggung jawab, penempatan asrama, hingga konfigurasi keringanan biaya — agar berkas siap digunakan untuk pelaporan maupun pengarsipan eksternal. Untuk merangkum seluruh basis data master instansi sekaligus dalam satu dokumen multi-lembar, gunakan menu Pengaturan → Ekspor Data Lengkap.

Produksi dan Pencetakan Kartu Santri

Melalui menu Data → Santri, operator dapat menandai satu atau beberapa nama santri secara massal, kemudian klik tombol Cetak Kartu. Format dokumen tanda pengenal akan diproduksi presisi mengikuti standardisasi dimensi internasional CR80 serta dapat diintegrasikan dengan teknologi enkripsi Barcode, QR Code, maupun chip RFID sesuai dengan spesifikasi paket layanan B2B Anda. Konfigurasi visual dan analisis manfaat fungsionalnya dapat ditinjau pada bab Kartu Santri & Pegawai.

Langkah Selanjutnya

• Modul Akademik — Mulai Dari Sini — Tinjauan arsitektur umum dan manajemen alur kerja per tahun ajaran aktif.
• Tips Cetak Raport — Prosedur verifikasi komponen nilai dan teknik finalisasi pencetakan rapor semester.
• Portal Wali Santri — Peninjauan antarmuka dari sisi orang tua untuk pelacakan performa belajar dan rekonsiliasi pembayaran.